Conferência Agendada
- 04/12/2023
Siga o passo a passo para +Criar conferência agendada e convidar moderador(es) e participantes internos e externos à organização (que receberão por e-mail o convite com o link de acesso):
- Acesse o menu Conferências.
-
Pressione +Criar conferência.
*O formulário para informar os dados da conferência será aberto na tela.
Preencha os seguintes campos:
• Nome da sala: Nome que identificará a conferência. Este campo é de preenchimento obrigatório.
• Data de início: Dia em que a conferência acontecerá (será iniciada).
Por padrão, este campo aparece preenchido com a data atual da abertura do formulário. Ao clicar no campo um calendário é exibido para facilitar a definição da data desejada.
*Como não há limite de tempo para duração de conferências agendadas, é possível que inicie em um dia e encerre no seguinte.
• Horário de início: Selecione o horário em que a conferência deve iniciar.*É possível selecionar horário em intervalos de 15 em 15 minutos. Ao abrir o formulário, o campo aparecerá preenchido com o horário atual.
• Duração: Defina quanto tempo a conferência deve durar.
*Ao abrir o formulário, o campo aparecerá preenchido com a duração de uma hora. É possível selecionar intervalos de uma em uma hora, e duração de até 24 horas.
• Esperar o moderador para iniciar conferência: Marque a caixa de seleção deste campo se esta for a opção desejada.
*Não esqueça de enviar o link disponibilizado na próxima tela para o moderador acessar a reunião.
• Convidados: Utilize o campo “Procurar usuários” para digitar o Nome ou parte do Nome das pessoas que serão convidadas para a conferência.
Abaixo do campo de busca serão listados, em ordem alfabética, todos os contatos e Agrupamentos de contatos do usuário que está criando a conferência agendada.
É preciso marcar a caixa de seleção ao lado dos Nomes dos contatos e/ou Agrupamentos que serão convidados para a reunião.
*Ao marcar a caixa de seleção de um Agrupamento de contatos, todos os contatos reunidos nele serão convidados para a conferência. Esses contatos podem ser visualizados pela listagem de contatos abaixo dos agrupamentos.
Caso deseje que algum(ns) contato(s) do Agrupamento não participe da conferência, basta desmarcar a caixa de seleção ao lado do Nome dele.
IMPORTANTE: Os usuários e Agrupamentos que serão exibidos no campo “Convidados” do formulário de criação de conferência agendada são aqueles que estão salvos na agenda do criador da reunião, no menu Contatos .
• Convidados externos: Informe o Nome e o endereço de e-mail de participantes externos.Esses convidados receberão mensagem de e-mail com o link para acessar a sala da conferência.
*Abaixo dos campos para convite de Convidados externos aparece a listagem desses participantes.
Ao lado de cada Nome é mostrado o botão Excluir, que pode ser usado para remover um convidado externo antes de salvar o formulário de Criar conferência.
Após clicar em Confirmar, para salvar a conferência, todos os Convidados externos receberão e-mail com link de acesso.
IMPORTANTE:- Convidados externos são pessoas externas à empresa e as que não são usuárias da plataforma de Colaboração.
- Qualquer pessoa que receber o link por e-mail poderá acessar a sala da reunião.
-
Pressione Confirmar no rodapé do formulário para que a conferência agendada seja salva e todos os convidados sejam notificados. Ou, Cancelar, caso desista de agendar a reunião.
Após a criação da Conferência agendada, o convidado externo à organização receberá um convite por e-mail no seguinte padrão:
Clique no ícone para assistir ao vídeo em tela cheia.
Ele poderá acessar a conferência de qualquer dispositivo, utilizando o link, ou entrar na sala da reunião usando um telefone. Para isto, na data e hora definidas para início da conferência deve ligar para o número fornecido no e-mail e digitar a senha PIN disponibilizada.
DICAS
- Se ocorrer alguma falha de requisição ao servidor da plataforma de Colaboração durante a criação de uma conferência o usuário será alertado por meio de uma mensagem de erro.
- Para erro no preenchimento de campos no formulário de criação de conferências o alerta é exibido abaixo do próprio campo. Nesses cenários o botão para Confirmar a criação da reunião permanece desabilitado até que o campo seja corretamente preenchido.
